Как заверить штатное расписание


Как заверить штатное расписание

Как заверить штатное расписание


Сотрудник имеет право получить выписку из расписания, однако только с его данными. Рассмотрим, что собой представляет документ, в каких ситуациях он необходим, кто ответственный за его оформление, представим образец заполнения. Что это такое Штатное расписание – это документ, где содержится вся кадровая информация о каждом сотруднике (на какой должности трудоустроен, размер ставки, % надбавки и премии за выслугу).

Расписание дает возможность вести не персонифицированный учет сотрудников, поскольку в нем не указаны личные данные, а лишь общая информация о числе штатных должностей и размеры их фиксированных ставок.

Выписка из штатного расписания отражает отдельные сведения из общей таблицы. Она может оформляться по форме Т-3 или в установленной на предприятии форме. В большинстве случаев ведением и оформлением выписки в каждый организации занимаются два ответственных должностных лица: Каждый из данных должностных лиц своей подписью заверяет соответствующую часть документа, за которую он несет профессиональную ответственность.

Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?

Утверждение данного документа должно происходить путем издания приказа. При этом лицо, обладающее правом издания распорядительного документа, должно быть закреплено в учредительных документах фирмы.

В правом верхнем углу формы Т-3 или иного бланка штатного расписания необходимо проставление реквизитов приказа, никаких подписей иных лиц указанный документ содержать не должен. Ставить ли печать на штатном расписании, если предприятие использует эту форму? Нет, указанный бланк такого реквизита в себе не содержит.

Штатное расписание подписывается соответствующими лицами, уполномоченными на это.

Необходимости в утверждении этого документа печатью предприятия или иной печатью нет.

Как сделать выписку из штатного расписания правильно

На самом деле это не так.

Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы.

И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования).

Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников. В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Как составить выписку из штатного расписания: инструкция для бухгалтера и кадровика

При ее подготовке следует руководствоваться общими нормами, предусмотренными для ведения документов первичного учета в компании, например:

  1. локальными инструкциями по делопроизводству.
  2. ГОСТами Р 6.30-2003, Р 7.08-2013, включающими общее понятие «выписка из документа», стандарты ее составления, оформления, заверения;
  3. Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., в котором приведены инструкции по формированию штатного расписания, рекомендованный бланк № Т-3;

Выписка действительна 1 год (как и оригинала). В архиве такие документы хранятся 5 лет. А как же выглядит выписка из штатного расписания?

Выписки часто делают на фирменном бланке. В рекомендованной форме № Т-3 достаточно исправить табличную часть, удалив ненужные строки, и распечатать получившийся документ. Иногда готовят фото- или ксерокопию, которую заверяют в обязательном порядке, или электронную версию с цифровой подписью.

Штатное расписание: творим самостоятельно


Может, в бюджетной сфере контроль слабоват, поэтому без штатного расписания там и не обойтись.

Но в работающих ради прибыли коммерческих компаниях самое главное — это сэкономить и проконтролировать. Если фирма небольшая, то руководитель поименно знает, кто, как и за что работает.

В средней и тем более крупной компании отчеты по кадрам такие бывают, что типовое штатное расписание, как говорится, и рядом не лежало.

Так что сами думайте: иметь вам штатное расписание или не иметь.

Я отвечаю так: «В нашей организации такого документа нет!»”. На самом деле полное, правильно составленное штатное расписание обобщает сведения о численности и структуре персонала организации и расходах на зарплату. То есть из него вы можете видеть, сколько штатных единиц способны обеспечить нормальную деятельность компании и сколько денег надо на зарплату.

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируются:

  1. сложившееся разделение труда между работниками;
  2. условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника».

Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

  1. есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда);

Штатное расписание

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты. может составляться любым работником, на которого возложена такая функция. содержит следующие сведения:

  1. количество штатных единиц;
  2. наименование должностей, специальностей, профессий;
  3. размер оклада и (или) тарифной ставки;
  4. прочие сведения.
  5. наличие и размер надбавки;
  6. наименование структурных подразделений;

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

  1. наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
  2. код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации.

    Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, .

Как оформить выписку из штатного расписания образец

Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

  1. офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
  2. генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.
  3. инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
  4. главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;

Указанным специалистам

Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Однако для удобства фирмы также предусмотрена возможность разработать подходящий бланк самостоятельно.

О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?.

Обязательный перечень информации, который должен быть указан в штатном расписании:

  1. основная информация (подразделение, должность, квалификация, количество сотрудников, ставка, сумма надбавки и др.);
  2. подписи ответственных лиц.
  3. данные о предприятии;

Практически все данные, отражённые в штатном расписании, относятся к коммерческой тайне.

Ознакомиться с ними могут лишь те сотрудники, кто разрабатывает документ или имеет доступ к такой информации.

В зависимости от размера фирмы ими могут быть бухгалтера или работники отдела кадров, а также руководители. В отдельных случаях информация из штатного расписания может быть передана третьим лицам.