Как сшить документы для архива образец


Как сшить документы для архива образец

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую


Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения.

    Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.

    Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

  • На обложке проставляются данные:

    1. Заголовок дела.
    2. Количество листов в подшивке.
    3. Название организации.
    4. Индекс дела.
    5. Срок хранения.
    6. Номер тома.
    7. Дата составления подшивки.
    8. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).

    Опись Каждый комплект документов снабжается описью.

    В ней содержится информация:

    1. Название документа.
    2. Дата подшивки.

    Как правильно сшить документы

    Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.

    Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

    1. а также штатное расписание.
    2. приказы личного и общего состава,
    1. счетами-фактурами,
    2. оборотными ведомостями,
    3. накладными,
    4. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
    5. путевыми листами,
    6. актами выполнения работ,
    7. кассовыми книгами,
    8. авансовыми отчетами,

    Информация о

    Как правильно архивировать документы пошаговая инструкция

    Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами.

    Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху. Лист-заверитель Он составляется по установленному порядку.

    В нем указываются прописью и цифрами:

    • Количество листов с нумерацией.
    • Число страниц внутренней описи.

    В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч.

    Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.

    Важно Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования.
    На обложке проставляются данные:

    1. Номер тома.
    2. Дата составления подшивки.
    3. Индекс дела.
    4. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
    5. Срок хранения.
    6. Заголовок дела.
    7. Название организации.
    8. Количество листов в подшивке.

    Каждый комплект документов снабжается описью.

    Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

    В ней содержится информация:

    1. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
    2. Название документа.
    3. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
    4. Дата подшивки.
    5. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
    6. Срок хранения.

    При нумерации опись не учитывается.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    Термины и определения».

  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  • Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

    Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

    1. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
    2. документы необходимо скрепить в 3 дырки;

    Прошивка документов.
    Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.
    Процедура и советы

    В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.

    Данного вида список должен включать в себя:

    1. перечень прошитых документов, включая пометку относительно количества их листов;
    2. название;
    3. дата составления описи;
    4. заголовок и краткое содержание, дающее понимание того, зачем была произведена сшивка;
    5. указание Ф. И. О. того, кто составил опись.

    Внимание!

    Обычный размер переплета соотносится с прошивкой документов, имеющих формат А4. Для листов, размер которых превышает данный формат, предназначены папки, характеризуемые как нестандартные. Составление описи гарантирует сохранность документов.

    Лист с описью не нумеруется. Процесс нумерации предполагает обязательность соблюдения определенных правил:

    1. номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
    2. нумерация распространяется только на листы, исключая страницы;

    Как правильно сшивать бухгалтерские документы?


    Термины и определения».

  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов.

    К ним относятся:

    1. инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    2. приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    3. методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
  • Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки.

    Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

    1. Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.

    Совет 1: Как сшить документы для архива

    2 Уберите все скрепки и иные металлические детали.

    Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так.

    Если документ не имеет поля для подшивки, приклейте к нему бумажную полоску. Приготовьте все бумаги к прошивке, сделав наметки для четырех проколов и поместив их в картонную обложку. 3 Пачки документов необходимо зажать струбциной, проколоть при помощи шила или просверлить специальным устройством для прошивки документов.

    Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, используя суровую нить, шпагат или ленту.

    4 Для правильной прошивки необходимо продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и вернуться опять ко второму отверстию. После этого иглу надо вывести на лицевую сторону и прошить второе отверстие, но уже сверху. Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, чтобы нитяные хвостики можно было заклеить бумагой (калькой).

    5

    Как сшить документы для архива

    Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

    Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

    Существует масса правил по сшиванию документов.

    Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки.

    Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью.

    При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом.

    Также указывается количество листов и дата нумерации. Для этих целей применяется тонкий шпагат.

    Особых требований к качеству ниток нет.

    Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.

    Какими нитками сшивать документы? О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео.

    Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки.