Как составить письмо требование документов

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.Структура письмаПишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

1. обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
2. суть вопроса;
3. должность, ФИО и подпись отправителя.
4. благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
5. заголовок, отражающий суть вопроса;
6. сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
7. затем – дата составления и исходящий номер документа;
8. благодарность;

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.Как писать?Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Это исключает возможные ошибки при оформлении. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери.

К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.

Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

И это всё о нем: заявление

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме. Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты: эмблема организации или товарный знак

Примеры писем-требований

Претензия должна составляться в корректной форме. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд, если продавец не удовлетворит претензию. Претензии направляются заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон.

Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. Приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., в зависимости от предмета претензии.

Письмо-требование образец бланк

Для этого необходимо показать всю серьезность намерений.

Этого можно достичь при помощи таких слов: «в случае невыполнения, мы будем вынуждены…» и далее по тексту. Форма, компоновка, подача требования Пишется этот документ на официальном фирменном бланке компании.

Формат листа – А4. Шапка разделяется на две части.

В правой – указывается организация-адресат, а также компания-отправитель. В левой – ставится дата написания и название города, в котором происходит событие.

Никакое название можно не прописывать. Далее находится тело письма.

Правила оформления писем по делопроизводству образец

Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть: Сопроводительным.

В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.

Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.

Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий. Письмом-подтверждением.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович! Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

Как составить письмо-требование

Например, он может стать доказательством попыток договориться.

Если речь идет о задолженности, то необходимо сообщить сумму долга и дать реквизиты для его погашения.

Письмо-требование составляется по общей для всех деловых писем схеме: (подробно о них будет рассказано ниже, в разделе, посвященном оформлению письма-требования). Причина составления письма. Для требования уместно будет использование следующих фраз: «в виду неисполнения вами обязательств», «в связи с задолженностью», «согласно договору купли-продажи», «исходя из условий договора постачвки №…». Рекомендуется в этой части дать все необходимые ссылки на пункты законов, нормативных актов, постановлений и т.д.

Образец ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

При этом, в случае, электронного послания, налогоплательщик обязан отреагировать на него в течение пяти рабочих дней. Если же данный документ пришел в бумажном виде, на него также необходимо дать ответ в кратчайшие сроки, причем вне зависимости от того, имеется ли на нем печать налоговой инспекции или нет. После того, как налогоплательщик получает требования о пояснениях, он должен сверить переданные в налоговую документы с имеющимися у него на руках данными.

В первую очередь, при проверке , анализу подвергаются указанные в ней суммы (на предмет их соответствия с суммами по всем входящим и исходящим счетам-фактурам). Далее аналогичным образом исследуются даты, номера счетов-фактур, и прочие реквизиты (ИНН, КПП, адреса и т.п.).

Если вопросы возникли по декларации УСН или по налогу на прибыль, следует проанализировать все суммы расходов и доходов, которые были приняты для их расчета.