Как составить письмо требование документов


Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

  • Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).
  • Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.Структура письмаПишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

    1. обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
    2. суть вопроса;
    3. должность, ФИО и подпись отправителя.
    4. благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
    5. заголовок, отражающий суть вопроса;
    6. сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
    7. затем – дата составления и исходящий номер документа;
    8. благодарность;

    Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.Как писать?Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения.

    Как составить сопроводительное письмо к документам

    Это исключает возможные ошибки при оформлении. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери.

    К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.

    Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

    Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

    Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

    И это всё о нем: заявление

    Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме. Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

    Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

    В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Рекомендуем прочесть:  Земли водного фонда в рф доля

    Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты: эмблема организации или товарный знак

    Примеры писем-требований

    Претензия должна составляться в корректной форме. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд, если продавец не удовлетворит претензию. Претензии направляются заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон.

    Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. Приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., в зависимости от предмета претензии.

    Письмо-требование образец бланк

    Для этого необходимо показать всю серьезность намерений.

    Сторона, направляющая претензию, должна хранить квитанцию службы доставки (почтового отделения) об отправке письма. Сторона, получившая претензию, должна дать на нее ответ также в письменной форме, заказным письмом или телеграммой (телексом) в срок до одного месяца.
    Если оно обращено к конкретному руководителю, недопустимо применять обращение «ты». Только «Вы» и только с большой буквы. Данный документ может быть привлечен к рассмотрению в суде. Значит, несмотря на законность своих требований, необходимо проявить уважение к оппоненту. Описывая свои намерения в случае невыполнения условий письма необходимо указать о необходимости крайних мер.

    Этого можно достичь при помощи таких слов: «в случае невыполнения, мы будем вынуждены…» и далее по тексту. Форма, компоновка, подача требования Пишется этот документ на официальном фирменном бланке компании.

    Формат листа – А4. Шапка разделяется на две части.

    В правой – указывается организация-адресат, а также компания-отправитель. В левой – ставится дата написания и название города, в котором происходит событие.

    Никакое название можно не прописывать. Далее находится тело письма.

    Правила оформления писем по делопроизводству образец

    Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

    В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть: Сопроводительным.

    В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.

    Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия). Инструктивным. В тексте даны определенные указания. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.

    Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.

    Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий. Письмом-подтверждением.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович! Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

    Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

    Как составить письмо-требование

    Например, он может стать доказательством попыток договориться.

    В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.
    Другими словами, данное письмо может иметь юридическую силу. Стиль послания должен быть абсолютно деловым, лаконичным и прозрачным по смыслу. Крайне нежелательно выражать эмоции, выступать с угрозами и т.д. В тексте должны быть достоверные примеры, краткое изложение фактов, ссылка на соответствующие документы и свидетелей.

    Если речь идет о задолженности, то необходимо сообщить сумму долга и дать реквизиты для его погашения.

    Письмо-требование составляется по общей для всех деловых писем схеме: (подробно о них будет рассказано ниже, в разделе, посвященном оформлению письма-требования). Причина составления письма. Для требования уместно будет использование следующих фраз: «в виду неисполнения вами обязательств», «в связи с задолженностью», «согласно договору купли-продажи», «исходя из условий договора постачвки №…». Рекомендуется в этой части дать все необходимые ссылки на пункты законов, нормативных актов, постановлений и т.д.

    Образец ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

    При этом, в случае, электронного послания, налогоплательщик обязан отреагировать на него в течение пяти рабочих дней. Если же данный документ пришел в бумажном виде, на него также необходимо дать ответ в кратчайшие сроки, причем вне зависимости от того, имеется ли на нем печать налоговой инспекции или нет. После того, как налогоплательщик получает требования о пояснениях, он должен сверить переданные в налоговую документы с имеющимися у него на руках данными.

    В первую очередь, при проверке , анализу подвергаются указанные в ней суммы (на предмет их соответствия с суммами по всем входящим и исходящим счетам-фактурам). Далее аналогичным образом исследуются даты, номера счетов-фактур, и прочие реквизиты (ИНН, КПП, адреса и т.п.).

    Если вопросы возникли по декларации УСН или по налогу на прибыль, следует проанализировать все суммы расходов и доходов, которые были приняты для их расчета.